Belang van gegevensbeheer

De uitvoering van de Wet WOZ vereist veel informatie. Informatievoorziening is dan ook een belangrijk aandachtspunt bij de uitvoering van de wet. De gegevensbeheerders moeten ervoor zorgen dat:

• alle onroerende zaken een waarde (en ook een belastingaanslag) krijgen;
• bij elke onroerende zaak kenmerken zijn geregistreerd die overeenkomen met de "actuele situatie van het object" (straatwerkelijkheid);
• bij alle onroerende zaken de gegevens beschikbaar en gecontroleerd zijn om te gebruiken voor belastingheffing en de andere toepassingen van de WOZ-waarde;
• door adequate beveiligingsmaatregelen de gegevens die niet openbaar zijn, uitsluitend beschikbaar zijn voor de medewerkers die deze nodig hebben;
• de gegevens via de Landelijke Voorziening WOZ (LVWOZ) beschikbaar zijn voor geautoriseerde gebruikers;
• de organisatie beschikt over adequate stuurinformatie om voortgang en kwaliteit van de diverse WOZ-werkzaamheden te bewaken.

Het gegevensbeheer betreft zowel de bijhouding van de Basisregistratie WOZ als de veel meer gegevens bevattende WOZ-administratie. De Basisregistratie WOZ is door regelgeving volledig geüniformeerd. Deze registratie moet dus aan vaste, in de wet vastgelegde, landelijke eisen voldoen.

Voor de bredere WOZ-administratie gelden minder vast wettelijke eisen, maar wordt ook gestreefd naar een hoge mate van uniformiteit. Uniformiteit in gebruikte definities en specificaties en uniformiteit in werkprocessen maakt deze werkzaamheden efficiënter. Immers organisaties kunnen gebruik maken van dezelfde system en systeeminrichting en medewerkers kunnen makkelijker ervaringen uitwisselen en binnen verschillende organisaties werken.

Aansluiting op andere basisregistraties

In Nederland heeft de overheid een stelsel van basisregistraties. Veel van deze basisregistratie zijn ook door andere organisaties te gebruiken en delen van het stelsel zijn zelfs als open data beschikbaar voor iedereen. Het stelsel van basisregistraties is continu in ontwikkeling en doordat veel organisaties betrokken zijn wordt steeds vaker gesproken over een Federatief Datastelsel.

De basisregistraties zijn met elkaar verbonden. Dat geldt zeker voor de Basisregistratie WOZ die verbonden is met:

• Verblijfsobjecten (ook standplaatsen en ligplaatsen), panden en adressen in de Basisregistratie adressen en gebouwen (BAG);
• Percelen en appartementen in de Basisregistratie Kadaster;
• Personen in de Basisregistratie personen;
• Bedrijven in het Handelsregister.

Koppeling met de Basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) en Basisregistratie Kadaster (BRK)

De koppeling met de BAG is met name van belang voor de aanduiding van de WOZ-objecten, voor de volledigheidsbewaking van de WOZ-administratie en zeker ook om de WOZ-administratie op eenvoudige wijze in een digitale kaart (GIS) te kunnen raadplegen en bijhouden. Verder benadrukt deze koppeling tussen BAG en WOZ-administratie ook de voordelen om objectkenmerken van gebouwen voor BAG en WOZ in gezamenlijkheid bij te houden.

De koppeling met de Basisregistratie Kadaster zorgt ervoor dat gericht alle signalen beschikbaar komen over wijzigingen in het eigendom of andere zakelijke rechten. Deze wijzigingen zijn van belang om steeds actueel een "belanghebbende eigenaar" geregistreerd te hebben in de WOZ-administratie. Deze wijzigingen die ontvangen worden uit de Basisregistratie Kadaster zijn verder een belangrijke bron van marktgegevens. Net als de koppeling met de BAG levert de koppeling met de Basisregistratie Kadaster ook een belangrijke bijdrage aan het waarborgen van de volledigheid van de WOZ-administratie.

Koppeling met de Basisregistratie personen (BRP) en het Handelsregister

Dankzij de koppeling aan de Basisregistratie Personen beschikt de WOZ-administratie steeds over de juiste schrijfwijze van de naam van personen (ook bij wijziging van de naamgegevens, zoals bijvoorbeeld door huwelijk) en over het actuele adres. Immers de overheid gebruikt in beginsel het woonadres, zoals geregistreerd in de Basisregistratie Personen) als adres voor alle communicatie. Hoewel de aanslagbiljetten met daarop de bekendmaking van de WOZ-waarde veelal langs digitale weg worden verzonden is een correcte adressering (actuele) toch nog steeds wenselijk.

Het is belangrijk om te realiseren dat niet alle belanghebbenden (ontvangers van een WOZ-waarde) die een natuurlijk persoon zijn, ook teruggevonden kunnen worden in de Basisregistratie Personen. Immers er is geen verplichting tot inschrijving in de Basisregistratie Personen voor mensen die in Nederland een onroerend zaak kopen of in gebruik nemen. Dus bijvoorbeeld de meeste buitenlanders die in Nederland vastgoed bezitten of gebruiken (bijvoorbeeld een vakantiewoning) zullen niet zijn ingeschreven in de Basisregistratie Personen. De (actuele naam- en adresgegevens voor deze personen worden specifiek voor de WOZ en belastingheffing verzameld en geregistreerd. Overigens is het mogelijk dat een in het buitenland woonachtige buitenlandse belanghebbende wel staat ingeschreven in de Basisregistratie Personen (Register Niet-Ingezetenen). Ook in die situaties is het veelal noodzakelijk specifiek voor de WOZ en belastingheffing gegevens bij te houden en te registreren, omdat de inschrijving van deze personen niet altijd compleet is (onjuist gebruik partnernaam in de aanschrijving) en de adresgegevens niet altijd actueel.

In incidentele gevallen zal ook bij in Nederland woonachtige belanghebbenden het niet mogelijk zijn de koppeling met de Basisregistratie Personen te maken. Bijvoorbeeld als in de Basisregistratie de eigenaar is geregistreerd zonder bsn en op basis van de beschikbare gegevens niet eenduidig de juiste persoon in de Basisregistratie Personen geselecteerd kan worden.

De koppeling met het Handelsregister heeft dezelfde rol als de koppeling met de Basisregistratie Personen, maar dan voor de niet-natuurlijke personen. Ook hier geldt dat lang niet alle belanghebbenden gekoppeld kunnen worden aan het Handelsregister, omdat ook veel buitenlandse rechtspersonen onroerend goed in Nederland in eigendom hebben.

Volledigheid administratie

De volledigheid van de WOZ-administratie beïnvloedt direct de volledigheid van de belastingadministratie bij gemeenten en waterschappen. Voor een eerlijke verdeling van de belastingdruk is het daarom belangrijk dat:

• alle WOZ-objecten voorkomen in de administratie;
• alle onderdelen van het WOZ-object correct zijn geregistreerd (correcte afbakening, juiste relatie naar kadastrale objecten, volledige grondoppervlakte, alle fysieke WOZ-deelobjecten (feitelijke toestand ter plaatse) in beeld zijn;
• alle WOZ-objecten jaarlijks van een WOZ-waarde worden voorzien.

Volledigheidsbewaking is daarom een belangrijk onderdeel van het gegevensbeheer en ook een nadrukkelijk onderdeel van bijvoorbeeld de accountantscontrole. De volledigheidscontrole richt zich zowel op de gegevens in de eigen WOZ-administratie binnen de gemeente als op de gegevens in de LV WOZ.

Door de koppeling van de WOZ-administratie met twee andere basisregistraties (BAG en Basisregistratie Kadaster) is het niet alleen mogelijk om een oordeel te vormen over de volledigheid van de registratie aan de hand van een één op één administratieve vergelijking tussen beide registraties, bijvoorbeeld aan de hand van de beschikbare beoordelingsprotocollen, maar is het ook mogelijk om gebruik te maken van de beschikbare geometrie in de diverse basisregistraties en binnen een GIS-omgeving de volledigheidscontrole ook te ondersteunen met digitale kaarten en geautomatiseerde GIS-gebaseerde vergelijkingen en visualisaties.

Objectkenmerken

Voor het bepalen van de WOZ-waarden wordt gebruik van modelmatige waardebepaling. De bij deze modelmatige waardebepaling gebruikte systemen voor het analyseren van de marktgegevens, het kalibreren van taxatiemodellen, het bepalen van een modelwaarde en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de getaxeerde waarden leveren alleen goede resultaten, wanneer over alle objecten goede betrouwbare objectkenmerken beschikbaar zijn. Dat geldt zowel voor de WOZ-objecten waarover marktgegevens (verkoopprijzen) beschikbaar zijn en die gebruikt worden bij de marktanalyse als voor alle andere objecten waarvoor een waarde bepaald en gecontroleerd moet worden.

Wanneer we spreken over objectkenmerken maken we meestal onderscheid tussen primaire objectkenmerken en secundaire objectkenmerken. De primaire objectkenmerken zijn meetbare kenmerken van een object, die veelal enkele jaren stabiel zijn, omdat ze uitsluitend door bijvoorbeeld een verbouwing kunnen wijzigen. Secundaire objectkenmerken bevatten meer een oordeel over het WOZ-object of over de omgeving.

De in de WOZ-administratie vastgelegde objectkenmerken moeten een goede weergave vormen van de feitelijke toestand (de straatwerkelijkheid) van het object op de waardepeildatum (is in de meeste situaties gelijk aan de toestandspeildatum). Naast het actueel houden van objectkenmerken en het periodiek controleren van de objectkenmerken met de werkelijkheid, is het dus ook van belang om te registreren vanaf wanneer eventuele wijzigingen van de objectkenmerken gelden. Op basis van deze geregistreerde begin geldigheid kan dan bij de taxatie beoordeeld worden of de mutatie wel of niet relevant is. Bijvoorbeeld een aangebouwde serre een half jaar na de waardepeildatum zal in de taxatie wel meegenomen worden (verbouw is aanleiding voor verschuiven toestandspeildatum), terwijl een hogere inschatting van de onderhoudstoestand met begin geldigheid een half jaar na de waardepeildatum niet meegenomen wordt (geen verschuiving van de toestandspeildatum.

Landelijke Voorziening WOZ

Gemeenten en voor gemeenten werkende samenwerkingsverbanden moeten ervoor zorgen dat in de Landelijke Voorziening WOZ (LV WOZ) een volledige kopie (conforme kopie) zijn van de gegevens in de eigen administratie. Bij het aanleveren van gegevens aan de LV WOZ worden diverse controles uitgevoerd. Door deze controles worden niet alle aan de LV WOZ aangeleverde gegevens "geaccepteerd" in de LV WOZ. Om te zorgen dat de LV WOZ wel volledig en actueel is zal men dan gegevens in de eigen administratie moeten aanpassen en/of aanvullen om te zorgen dat de gegevens wel geaccepteerd worden door de LV WOZ en dus de gegevens in de gemeentelijke administratie synchroon zijn met de gegevens in de LV WOZ

Het zorgdragen dat de LV WOZ een conforme kopie is, vergt daarom aandacht in het kader van het gegevensbeheer. In onderstaande pagina wordt toelichting gegeven op de hulpmiddelen die gebruikt kunnen worden om te zorgen dat de LV WOZ inderdaad een conforme kopie is.

Technische specificaties

De technische specificaties van het binnen het WOZ-domein vastleggen van gegevens en uitwisselen van gegevens liggen voor het grootste gedeelte vast in het Sectormodel WOZ (StUF woz 03.12).

Nieuwe ontwikkelingen

Het informatiemodel voor de WOZ-administratie ligt nu onder ander vast in het Gegevenswoordenboek WOZ en de Catalogus WOZ-gegevens voor afnemers (LV WOZ). Omdat er behoefte bestaat om sommige anders te modelleren (bijvoorbeeld de registratie van belanghebbenden bij bijvoorbeeld eenmanszaken) of extra gegevens op te nemen (bijvoorbeeld objectkenmerken gericht op duurzaamheid) is er een nieuwe versie van het informatiemodel uitgewerkt. Het IMWOZ-model.

Samenwerking

In de gehele WOZ-keten is sprake van informatie-intensieve processen, waarbij veel informatie onderling gedeeld wordt.

Het delen van informatie betreft:

• delen van informatie tussen overheden door gebruik te maken van de landelijke voorziening WOZ;
• delen van informatie tussen taxatie-processen, processen gericht op formele vaststelling van WOZ-waarden en bezwaar en beroep en processen gericht op belastingheffing;
• delen van informatie tussen diverse gekoppelde basisregistraties;
• delen van informatie tussen bijhouden objectkenmerken voor WOZ-taxaties en andere geo-informatie.

Om te zorgen dat al deze processen goed op elkaar afgestemd zijn, is samenwerking tussen partijen belangrijk. Om te samenwerking tussen al de betrokken partijen, inclusief softwareleveranciers, ondersteunende bureaus, etc. te stroomlijnen, zijn de uitgangspunt voor deze samenwerking vastgelegd in het Convenant Samenwerking WOZ-ICT standaarden.